Relaciones de tablas
El primer objetivo de la base de datos es eliminar la redundancia, para lograr esto, es mejor utilizar tablas. Luego es bueno darle a Microsoft Office Access 2007 el medio para recuperar el resto de la información que fue desglosada. Para poder hacer esto se tiene que comprender las relaciones entre las tablas y luego especificar las relaciones en la base de datos.
Para lograr recuperar y recopilar de nueva toda la información de las tablas, se tienen que colocar campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen sus relaciones. Luego se pueden formular consultas, formularios e informes para mostrar la información de estas tablas.
Hay tres tipos:
Relación uno a varios: Cuando dos tablas se relacionan, como las tablas de clientes y los pedidos que estos ordenan. Un cliente en la tabla“Clientes”, puede tener muchas ordenes en la tabla de “Pedidos”. Por esto mismo es una relación uno a varios, ya que un cliente tiene muchos pedidos.
Relación varios a varios: Esta se puede ver reflejada en una tabla de productos y una tabla de pedidos, ya que uno puede pedir varios productos en su pedido y al mismo tiempo varios de estos productos pueden también estar en varios pedidos. Para ver la relación varios a varios se tienen que tener en cuenta ambas partes de la relación.
Relación uno a uno: esto significa que cada registro de la primera tabla solo tiene un registro en la otra. Esto no es muy común. Cuando se identifican estas tablas, tienen que compartir un mismo campo.
Integridad Referencial
Office Access 2007 recomienda estos medios para poder recopilar la información de las tablas. Como por ejemplo, para una tabla de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para Recopilar estos datos Access toma el valor “varios” y le busca su correspondiente. Cuando uno tiene una tabla de Trasportistas y una de Pedidos, y se anula alguno de los trasportistas, sus pedidos quedarán “huérfanos”, ya que ya no existe el registro al que le hacía referencia. Se tiene que intentar evitar dejar registros “huérfanos”.
Access siempre rechazará las actualizaciones que cambie el algún destino de alguna referencia. Así también como algunas eliminaciones que quitan el destino de alguna referencia.
Tipos de datos:
Texto: Para caracteres alfanuméricos que no se utilicen en cálculos (255 caracteres.)
Memo: textos mas grandes de 255 caracteres. Se usa la propiedad “Formato del texto”, para poder ver si el campo es compatible con el texto con formato, (hasta 2gigabyte de caracteres o 2 de almacenamiento).
Numero: almacena valores numéricos, excepto valores monetarios, (1, 2, 4, 8 o 12 bytes).
Fecha/Hora: almacena valores de fecha y hora (8bytes).
Moneda: almacena valores monetarios (8bytes)
Autonumérico: valores a utilizar como clave principal. Se incrementan secuencialmente (4 bytes)
Si/No: para valores booleanos, (1bit)
Objeto OLE: almacena objetos OLE, (1gigabyte)
Datos: almacena archivos binarios, imágenes digitales, aquí es posible adjuntar mas de un archivo por registro, (2 gigabytes)
Hipervínculo: tiene accedo a las páginas web mediante dirección URL, o archivos que con el nombre de formato UNC. (1gigabyte)
Asistente para búsquedas: se utiliza un cuadro combinado para buscar el valor en la tabla. (Es del tamaño de la columna alzada.
